Kaj je preobrazba poslovnih procesov?

Preobrazba poslovnih procesov je dolgoročni proces upravljanja sprememb, spodbujen z zunanjimi pritiski na podjetja, naj se prilagodijo novim razmeram in zahtevam ter dosežejo poslovne cilje. Preobrazba vključuje korenite spremembe poslovnih procesov in mora biti usklajena s strategijo podjetja.

Programi preobrazbe poslovnih procesov vključujejo celoten cikel PREOBRAZBA-OPTIMIZACIJA-NADZOR od določanja strategije in ponovnega razmisleka o načinih dela do podpore izvajanju in spremljanju rezultatov.

1. Preobrazba

Podjetja se pogosto trudijo prilagoditi svoj poslovni model kot odziv na motnje v panogi ("delati prave stvari"). Svet se spreminja hitreje kot kdaj koli prej in v današnji dinamični digitalni pokrajini pretekli uspeh ni dober napovedovalec prihodnjih rezultatov. Če želijo podjetja preživeti, morajo svoj poslovni model nenehno prilagajati novim izzivom. Toda kako lahko podjetja povežejo strateški poslovni model z operativnim modelom?

2. Optimizacija

Podjetja se trudijo povečati učinkovitost procesov in poiskati nove načine dela ("delati stvari pravilno"). Številne pobude za preoblikovanje in spremembe so neuspešne, ker je podcenjen človeški dejavnik.  Zaradi pomanjkljivih ali nerazumljivih delovnih navodil, smernic in politik zaposleni ne razumejo "načina dela" ali svoje specifične vloge. Upravljanje in sprejemanje sprememb predstavljata 80 % uspeha ali neuspeha projekta.

3. Nadzor

Podjetja imajo težave z učinkovitim merjenjem, spremljanjem in upravljanjem poslovnih procesov ter (strateških in skladnosti) zahtev. Odločevalci nimajo pregleda nad dejanskim delovanjem (ali procesi potekajo po načrtih?) oziroma stanjem ukrepov za zagotavljanje skladnosti in zmanjševanje tveganj. To pomeni, da se ne morejo takoj odzvati oziroma zajeti in analizirati podatkov, ki bi bili podlaga za nadaljnjo optimizacijo.

Da bi bila podjetja uspešna, morajo biti usmerjena v poslanstvo in prenesti strategijo v operativni model delovanja, da bi v kratkem času dosegla visoko operativno odličnost s prilagojenim poslovnim modelom. Vendar mnoga podjetja ugotavljajo, da je preobrazba več kot le opredelitev nove strategije. Zahteva operativno vizijo - tj. kako želite voditi svoje poslovanje -, pri čemer je treba slediti hitrosti trga in inovacijam konkurentov. Rezultat je zmožnost izpolnjevanja vse večjih pričakovanj strank, skladnost s spreminjajočimi se predpisi in enostavno zagotavljanje visokokakovostnega in preglednega poslovanja.

V teoriji je preobrazba poslovnih procesov način ustvarjanja strateške prednosti, ki podjetju zagotavlja dolgoročni uspeh in kratkoročne donose. Vendar je v praksi pogosto lažje reči, kot storiti. Preobrazba poslovnih procesov in pobude za spremembe so pogosto neuspešne, ker:

1. Strateški poslovni model ni usklajen z operativnimi procesi, splošno razumevanje celovitih procesov pa je izgubljeno.
2. Zaposleni ne sodelujejo, ni med-funkcijskega sodelovanja, podpora vodstva je nezadostna, pomanjkanje odgovornosti pa vodi do rezultatov, ki so precej nižji od zastavljenih ciljev.
3. Dejanska uspešnost in stanje skladnosti procesov se ne merita neprekinjeno - Neupoštevanje skladnosti s predpisi in zakonodajo vodi do visokih kazni in posrednih izgub.

1. Če želite biti uspešni, morate svoj projekt preobrazbe upravljati od strategije do izvajanja z oblikovanjem poslovne strategije, ki jo povežete z operativnim modelom.
2. Svoje podjetje morate upravljati s popolno preglednostjo in uskladiti organizacijo od začetka do konca, tako da vsem zaposlenim zagotovite posodobljena navodila za delo, politike in smernice.
3. Učinkovito morate meriti, spremljati in upravljati svoje poslovanje ter poslovno preobrazbo združiti s prožnim upravljanjem skladnosti in učinkovitim upravljanjem tveganj.

Na koncu si vaše stranke zaslužijo najboljše izdelke in storitve, ki temeljijo na procesih, osredotočenih na stranke, in se razlikujejo od konkurence. S pomočjo poglobljenih vpogledov v poslovanje lahko sprejmete poslovne odločitve, ki bodo odpravile ozka grla in zagotovila prihodnost. Vključite vse zaposlene, spodbujajte sodelovanje in vodite upravljanje sprememb. Zagotovite najvišjo kakovost, zmanjšajte tveganja ter zagotovite trajnostno skladnost in odpornost.