Kaj je upravljanje poslovnih procesov?

Upravljanje poslovnih procesov (BPM) je pristop k izboljšanju procesov v organizaciji, ki sledi strategiji organizacije s ciljem izboljšati učinkovitost.

V dobi, ko je uspeh opredeljen s hitrostjo inovacij, so procesi pomembnejši kot kdaj koli prej. Verjamemo, da je najboljši način za uspešno poslovanje v tem nenehno spreminjajočem se svetu uporaba upravljanja poslovnih procesov. Upravljanje procesov ni enkraten projekt. Predstavlja nenehno optimizacijo in izboljševanje s ciljem odkriti in zmanjšati ozka grla v poslovanju, pospešiti razvoj novih izdelkov ter izpolniti pričakovanja strank, hkrati z upoštevanjem vedno novih predpisov.

V naslednjem sestavku vam bomo predstavili upravljanje poslovnih procesov, njegovo vrednost za poslovanje in zmožnosti, ki jih ima, da vaši organizaciji pomaga v največji meri izkoristit moč procesov.  Predstavili vam bomo, kako vam lahko upravljanje poslovnih procesov pomaga načrtovati dejavnosti, ki se lahko hitro odzivajo na spremembe, zagotoviti, da vaša informacijska tehnologija odraža poslovno resničnost, oblikovati bolj povezano delovno silo, izboljšati upravljanje tveganj, najti in odpraviti neučinkovitosti, poenostaviti poti strank in izboljšati njihovo zadovoljstvo ter uporabiti vpogled v procesno rudarjenje za sprejemanje pametnih in informiranih odločitev.

Danes se lahko razmere na trgu spremenijo v trenutku. Ostati uspešen in obdržati konkurenčno prednosti v današnjem poslovnem svetu zahteva hiter razvoj. Namen preobrazbe poslovnih procesov je prepoznati nove priložnosti, opazovati in se prilagajati spreminjajoči se tržni realnosti ter se dogovoriti o strukturiranem načrtu za nenehno preobrazbo poslovanja na novih, močnejših temeljih. Enoten sistem upravljanja osnovan na platformi za analizo in upravljanje poslovnih procesov ARIS zagotavlja podlago za ohranjanje usklajenosti strategije in poslovanja ter usmerjanje vseh zaposlenih k "enotnemu načinu dela". Pomaga vam lahko pri oblikovanju temeljite preobrazbe poslovnega modela, podpira migracije IT/oblak in uresničuje vašo strateško vizijo v praksi preko celotnega poslovanja.

Operativna odličnost
Če želite biti uspešni pri preobrazbi celotne organizacije, morate uskladiti svojo poslovno vizijo (kako zmagati na trgu) s svojo operativno vizijo (kako voditi svoje organizacijo). Z uskladitvijo svoje organizacije od začetka do konca s prilagodljivim sistemom za upravljanje boste pridobili boljši pregled nad svojim poslovanjem - in na ta način bili sposobni sprejemati dobre poslovne odločitve. Pridobili boste zmožnost uvajanja operativnih postopkov in pravilnikov v celotni organizaciji s podporo skupnega, enotnega vira resnice, ki temelji na avtomatiziranem upravljanju procesov. Kdor koli, kjer koli in kadar koli lahko prispeva k vaši preobrazbi. S vključitvijo procesnega rudarjenja boste lahko merili, kako se vaši procesi izvajajo in kako se razlikujejo od načrtovanih procesov. To vam odpre možnost, da odpravite morebitna neskladja še preden ta vplivajo na vaše poslovne rezultate.

Trajnostni razvoj
Še pred kratkim je bila trajnost modna beseda, ki ni imela veliko opraviti s poslovnim izidom organizacije. Danes je v središču vsega - od ugleda blagovne znamke do inovacij, rasti prihodkov in ohranjanja uspešnega poslovanja.  Ta nova normalnost se lahko zdi zastrašujoča. Ne glede na panogo v kateri delujejo se bodo organizacije verjetno soočile z vse večjim številom politik, standardov, zakonov in regulativnih okvirov, ki so namenjeni oblikovanju bolj zelenega, pravičnejšega in podnebju prijaznega sveta. Kako se najbolje znajti v tej trajnostni džungli? Rešitev je "zeleni BPM", ki vaši organizaciji omogoča, da procese postavi v središče svoje trajnostne strategije in tako doseže svoje trajnostne cilje ter zagotovi ugled svoje blagovne znamke.

Neprekinjeno poslovanje
Neprekinjeno poslovanje in odpornost postajata vse pomembnejši. Danes odpornost pomeni sposobnost prožnega odzivanja na hitro spreminjajoče se trge - po vsaki preboleli krizi je treba postati močnejši. Upravljanje poslovnih procesov lahko okrepi neprekinjeno poslovanje s prednostnim razvrščanjem tveganj in vplivov na poslovanje, opredelitvijo in prednostnim razvrščanjem ukrepov za njihovo preprečevanje, vključevanjem izkušenj iz preteklih kriz ter oblikovanjem strategij obnove in posodobljenih kontrolnih mehanizmov za prilagoditev procesov in vodenje podjetja skozi kaos.

Ali je vaša organizacija pripravljena na poslovno preobrazbo? V Triciklu že dolgo verjamemo, da se ključ skriva v vaših procesih. Z orodjem ARIS delamo že od 1998 torej skoraj od samega začetka. Dr. August-Wilhelm Scheer, snovalec ARIS-a in pionir BPM, je orodje razvil v zgodnjih devetdesetih letih prejšnjega stoletja kot način za modeliranje stalnih izboljšav procesov na podlagi dejanske uspešnosti procesov. ARIS je že 30 let vodilna programska rešitev za analizo in upravljanje poslovnih procesov v organizacijah, ki si prizadevajo za digitalno preobrazbo. ARIS omogoča strogo vodene in nadzorovane poslovne spremembe - v celotni organizaciji, med oddelki, sistemi in lokacijami. Zainteresiranim deležnikom zagotavlja orodja in vpoglede potrebne za vsakodnevno sprejemanje boljših odločitev in jim utira pot do operativne odličnosti.

Ne glede na to, s čim se vaša organizacija ukvarja in kakšna je njena velikost, ARIS zmore vse: je edina BPM programska oprema na trgu, ki podpira vašo preobrazbo od strategije do poslovanja v vseh šestih fazah upravljanja poslovnih procesov - od razumevanja, načrtovanja procesov, vpeljevanja in avtomatizacije, uvajanja, delovanja do merjenja in nadzorovanja. ARIS deluje kot "vse na enem mestu" za vaš enotni način dela. Je edina rešitev na trgu, ki združuje modeliranje in procesno rudarjenje v enem samem orodju.

Razumevanje
Celovit nabor zmogljivosti omogoča merjenje in nadzorovanje dejanskega izvajanja procesov ter odkrivanje ozkih grl. Omogoča samodejno odkrivanje procesov od začetka do konca ter primerjavo z načrtovanimi procesi za ocenjevanje skladnosti procesov ter merjenje stopnje sprejetja med izvajalci. Dodatna analitika in nadzorne plošče pomagajo hitreje sprejemati odločitve na podlagi natančnih podatkov.

Načrtovanje
Z načrtovanjem učinkovitejših procesov se lahko hitro odzovete na spreminjajoče se poslovne ali tržne zahteve. Najsodobnejše pristopi k modeliranju in podpora sodelovanju pospešujeta načrtovanje procesov, tveganj, politik in IT, zato se lahko hitreje odzovete na spremembe. Razumite, dokumentirajte in analizirajte procese ter načrtujte učinkovitejše procese v notaciji modeliranja, ki najbolj ustreza vašim potrebam (EPC, BPMN itd.).

Vpeljevanje in avtomatizacija
Učinkovito vpeljite in avtomatizirajte svoje poslovne procese. Avtomatizacija poslovanja zagotavlja nabor orodij, ki pomagajo avtomatizirati poslovne procese, od robotske procesne avtomatizacije (RPA) kot splošnega pristopa do posebnih procesno usmerjenih avtomatizacij za SAP in upravljanje interneta stvari.

Uvajanje
Za uspešno preobrazbo in operativno odličnost je ključno, da s pomočjo upravljanja sprememb in informacij v enotnem sistemu upravljanja - enotni vir resnice, vključite v uvedbo novih postopkov vse zaposlene . Uvajanje in upravljanje sprememb sta ključna vidika vsake uspešne preobrazbe.

Izvajanje
Operativne postopke in politike je potrebno uvesti v celotno organizacijo. Vzpostavite skupni, enotni vir resnice, ki temelji na avtomatiziranem upravljanju procesov in upravljanju digitalnih potrditev. Upravljajte in vodite vsakodnevne operacije, pri čemer v avtomatizirane procese vključite vse zainteresirane deležnike. Tak pristop spodbuja preglednost, sodelovanje in komunikacijo z uporabniku prijaznim portalom, ki omogoča dostop do informacij glede na vloge deležnikov v procesih.

Merjenje in nadzorovanje
Pridobite celovit pogled v izvajanje svojih dejavnosti, vključno z oskrbovalno verigo, storitvami za stranke, internetom stvari in katerim koli drugim poslovnim področjem. Poglobljen poslovni vpogled vam omogoča, da poiščete vzorce izvajanja, odstopanja in priložnosti za izboljšave. Merite in nadzorujte dejansko izvajanje procesov v realnem času ter realnem času sporočajte spremembe procesov celotni organizaciji. Izvajajte preglede skladnosti s predpisanimi postopki in spremljajte stopnjo sprejetja teh sprememb med zaposlenimi.

Če želite doseči svoje poslovne cilje, izkoristite prednosti upravljanja poslovnih procesov za reševanje in premagovanje naslednjih izzivov.

Poslovna odpornost
Nepredvideni dogodki, vključno s kibernetskimi napadi, naravnimi nesrečami in okvarami kritične infrastrukture, pomenijo pomembno grožnjo za uspeh podjetja. Zaradi tega se zdaj vse več panog osredotoča na izboljšanje poslovne odpornosti in neprekinjenega poslovanja. Upravljanje poslovnih procesov lahko organizacijam pomaga pri razvijanju in izvajanju rešitev kot dela integriranega sistema skladnosti, ki je odločilen dejavnik pri omogočanju ukrepanja v kriznih razmerah.

Optimizacija oskrbovalne verige
Oskrbovalne verige se soočajo z vedno novimi pritiski. Organizacije, ki so prej uporabljale strategije pravočasnega upravljanja zalog zdaj vidijo potrebo po večji odpornosti. Upravljanje poslovnih procesov na več načinov podpira oblikovanje učinkovitejših in odpornejših oskrbovalnih verig. S podrobnim načrtovanjem poslovnih procesov lahko organizacije prepoznajo ozka grla in neučinkovitosti v oskrbovalni verigi. Z avtomatizacijo lahko racionalizirajo naloge, kot so nabavljanje, upravljanje zalog, obdelovanje naročil, sledenje logistiki in zbiranje plačil, kar omogoča hitrejšo in natančnejšo izpolnitev naročil. Z analiziranjem podatkov, kot so nivo zalog, dobavni roki in povpraševanje strank, pa lahko organizacije ugotovijo trende in vzorce, ki pomagajo pri vzpostavljanju učinkovitejših in odpornejših oskrbovalnih verig.

Pospešena digitalna preobrazba
Poslovne spremembe so vse hitrejše. V dinamičnem digitalnem okolju pretekli uspehi ne napovedujejo prihodnjih rezultatov. Če želijo organizacije preživeti, morajo svoj poslovni model nenehno prilagajati novim izzivom. Upravljanje poslovnih procesov organizacijam pomaga pri preobrazbi njihovih procesov, tako da lahko izkoristijo prednosti novih tehnologij. Prav tako jim pomaga zagotoviti, da imajo njihovi zaposleni znanja, potrebna za svet, v katerem ljudje vse bolj sodelujejo s sposobnimi in inteligentnimi strojnimi pomočniki in delajo skupaj z njimi.

Trajnostni razvoj
Kupci cenijo organizacije, ki si prizadevajo za trajnostne poslovne prakse. Trajnost lahko pomaga tudi pri odkrivanju učinkovitosti in priložnosti za prihranke, ki lahko izboljšajo poslovni izid. Uporabite upravljanje poslovnih procesov za prepoznavanje priložnosti za zmanjšanje odpadkov in povečanje učinkovitosti. Avtomatizacija pomaga podjetjem zmanjšati ogljični odtis in hkrati izboljšati učinkovitost. Poleg tega upravljanje poslovnih procesov podpira optimizirano upravljanje zalog, kar organizacijam pomaga zmanjšati količino uporabljenih materialov in se izogniti nepotrebnim odpadkom.

Skladnost s predpisi
Zahteve glede skladnosti in postopki za njihovo izpolnjevanje so vsako leto bolj zapleteni. Dobro znanim vidikom skladnosti, kot sta kakovost in varnost podatkov, se zdaj pridružujejo še zahteve, usmerjene v varstvo okolja, trajnost in socialno upravljanje. Nova vrsta predpisov postavlja organizacije pred izziv vzpostavitve učinkovitega sistema za analiziranje in poročanje. S spremljanjem in dokumentiranjem procesov lahko upravljanje poslovnih procesov organizacijam pomaga pri ugotavljanju področij, kjer niso skladna s predpisi, in sprejemanju ustreznih korektivnih ukrepov. Poleg tega lahko upravljanje poslovnih procesov organizacijam pomaga pri vzdrževanju popolne revizijske sledi njihovih procesov, ki v primeru revizije ali preiskave pomaga dokazati skladnost.

Vse večja pričakovanja strank
Pričakovanja kupcev so vsako leto večja, saj si kupci želijo bolj poglobljene izkušnje in večjo personalizacijo. Upravljanje poslovnih procesov lahko organizacijam pomaga pri iskanju načinov za hitrejše in popolnejše izpolnjevanje zahtev strank. Da bi izboljšala potovanje strank, lahko organizacije podrobno načrtujejo svoje procese in ugotovijo boleče točke na poti strank, ki jih je potrebno odpraviti, da bi poenostavili procese in zmanjšali nezadovoljstvo strank. Upravljanje poslovnih procesov lahko podpira personalizacijo z zagotavljanjem strukturiranega pristopa k razdelitvi in usmerjanju strank. Z načrtovanjem poti strank ter ugotavljanjem njihovih potreb in želja lahko organizacije prilagodijo svojo ponudbo potrebam posameznih strank.

Spreminjajoče se zahteve na delovnem mestu
Hibridno delo in vse pogostejše sodelovanje ekip po vsem svetu postavljata nove zahteve glede komunikacije in izmenjave informacij med organizacijami in zaposlenimi. Upravljanje poslovnih procesov lahko organizacijam pomaga pri premagovanju izzivov sodelovanja na daljavo z oblikovanjem digitalnih priročnikov. Upravljajte razširjanje znanja o procesih, delovnih navodilih in politikah za posamezne vloge, da bodo vsi usklajeno delali v smeri skupnega cilja.

Poslovna agilnost
Svet, v katerem delujete, se nenehno spreminja. Ne glede na to ali so spremembe posledica nepredvidenih dogodkov ali nove zakonodaje oziroma predpisov, se morajo organizacije nanje odzvati in prilagoditi. Od tega, kako hitro se boste prilagodili, je odvisno, kako dolgo boste še poslovali - ali pa tudi ne. Upravljanje poslovnih procesov podpira upravljanje sprememb na osnovi enotnega vira resnice o vseh vaših poslovnih procesih. Premostite zapletenosti sprememb v organizaciji (pomislite na procese, aplikacije, poslovna pravila itd.) in izboljšate svojo agilnost.