Vodenje upravljanja procesov

Vsak poslovni proces je v lasti nekoga, upravljajo in izvajajo ga drugi, vsi pa ga posodabljajo. Vodenje upravljanja procesov se nanaša na strukturiran in urejen način, s katerim organizacija zagotavlja lastništvo svojih poslovnih procesov in zagotavlja pot za reševanje nesoglasij v zvezi s temi poslovnimi procesi.

Eden od glavnih konceptov vodenja upravljanja procesov je lastništvo. Kdo je "lastnik" vseh različnih procesov v organizaciji? Lastništvo v tem primeru pomeni odgovornost za nemoteno delovanje in nenehno izboljševanje omenjenih procesov. Vodenje upravljanja procesov v bistvu opredeljuje razdelitev pristojnosti v zvezi z upravljanjem procesov ter omogoča nenehno izboljševanje in nadzor, ki sta potrebna za ohranjanje poslovnih procesov v najboljši možni obliki.

V dobi projektov oziroma programov poslovne in digitalne preobrazbe so temeljne spremembe poslovnih procesov zagotovo neizogibne, zato se postavlja vprašanje: "Kako čim bolj učinkovito usmeriti pregledovanje in potrjevanje teh sprememb in kdo vse sprejema ustrezne odločitve na različnih ravneh?"

Pri vodenju upravljanja procesov ne gre za birokracijo in formalnosti. Seveda mora vodenje vključevati nabor formalnih postopkov, vendar če uravnotežite nadzor in agilnost, jih lahko naredite tako agilne, kot želite.

Vsak poslovni proces je v lasti nekoga, upravljajo in izvajajo ga drugi, vsi pa ga posodabljajo.

1.  Poslovni proces je v lasti nekoga
   Vsak poslovni proces mora biti v "lasti" nekoga, najbolje, če je to član višjega ali izvršnega vodstva. Tako so na primer procesi nabavljanja običajno v lasti izvršnega direktorja nabave, finančni procesi v lasti finančnega direktorja itd. Razlog za to je precej preprost: v določenem trenutku bo treba sprejeti težke odločitve o teh poslovnih procesih, to pa se ne more zgoditi, če lastnik ni dovolj visoko v hierarhiji organizacije.
   Ta "nekdo" je v ednini in ne v množini. Zaradi dvoumnosti ne more biti lastnik procesa več kot ena oseba. Popolnoma jasno mora biti, kdo je odgovorna oseba. Na koga se lahko na koncu obrnete, če in ko je to potrebno.
2. Poslovni proces upravljajo in izvajajo drugi
   Izvajanje poslovnih procesov poteka na delovnem mestu (ne glede na to, ali je to v tovarni, pisarni ali pri stranki). Tu ljudje nekaj preoblikujejo v izdelek ali storitev, zato se morajo zanesti na to, da je proces, ki ga izvajajo, stabilen, učinkovit in posodobljen. Ta zadnji del je ena od glavnih nalog, ki jih omogoča vodenje upravljanja procesov.
   Lastnike procesov zelo pogosto podpirajo vodje procesov, ki so običajno srednje do višje vodstvene vloge, ki se lahko povežejo tako z lastnikom na izvršni ravni kot z izvajalci procesov na ravni delovnega okolja. Te vodje/prvake pa pogosto podpirajo procesni strokovnjaki, torej ljudje, ki so strokovnjaki na področju, ki je v središču procesov, ki jih podpirajo. Te vloge so ključnega pomena v trenutku, ko se pojavijo manjše in večje spremembe, saj lahko prevedejo, kaj bi sprememba lahko pomenila za organizacijo, in ocenijo vpliv, ki bi ga sprememba lahko imela.
3. Poslovni proces vsakdo sproti posodablja
   Posodabljanje dokumentiranega poslovnega procesa je ena izmed najbolj podcenjenih aktivnosti, včasih jo imenujemo tudi  upravljanje sprememb. Pomembno se je zavedati, da brez vzpostavljenega procesa upravljanja sprememb organizacija tvega (in to je tudi precej veliko tveganje), da bo v roku 6-9 mesecev dokumentacija poslovnih procesov zastarela z vsemi znanimi in negativnimi posledicami.

Opredelitev strukturirane in močne izvedbe vodenja upravljanja procesov na papirju je dober začetek, vendar je teorija eno praksa pa drugo. Učinkovitost načrtovane prakse vodenja bodo namreč določili ljudje, ki jo bodo dejansko izvajali. Da bi jim olajšali delo, je potreben večplasten pristop. Navsezadnje niso vse spremembe poslovnih procesov enake (nekatere so zelo površinske, druge pa precej temeljne) in dejavnosti vodenja upravljanja procesov se ne izvajajo vedno na enaki ravni podrobnosti ali povezovanja. To običajno privede do tega, da je treba opredeliti več vlog in organov za vodenje upravljanje procesov. Oglejmo si jih od najvišje do najnižje ravni.

1. Odbor za vodenje upravljanja procesov
   Skupina lastnikov procesov, ki so odgovorni za procese od začetka do konca (ti lastniki procesov so pogosto višji vodstveni delavci), ki jim predseduje član upravnega odbora. V idealnem primeru je predsednik neodvisna vloga, ki je eno stopnjo višje v hierarhiji od lastnikov procesov predvsem zato, da bi lahko posredoval pri morebitnih nesoglasjih. Zadnji manjkajoči član odbora za vodenje upravljanja procesov je običajno lastnik upravljanja poslovnih procesov.
2. Lastnik procesa in vodja procesa
   Lastnik procesa je na koncu odgovoren za uspešnost svojih poslovnih procesov, filozofija upravljanja poslovnih procesov pa je doseči visoko učinkovitost z osredotočanjem na dokumentiranje, usklajevanje, optimizacijo in merjenje uspešnosti teh procesov. Vendar se  največkrat lastniki procesov preveč oddaljijo od vsakodnevne realnosti izvajanja poslovnih procesov, oziroma  če se izrazimo bolj grobo, nimajo več pojma, kaj se dogaja v delovnem okolju. Da bi jim pomagali premostiti to vrzel, jim organizacije pogosto dodelijo vodje procesov. Ti običajno nastopajo med operativnim delom organizacije in lastnikom procesa ter lahko (dvosmerno) prevajajo izzive in ideje, tako da obe strani (delovno okolje in lastnik procesa) natančno razumeta, kaj je potrebno.
3. Strokovnjak za poslovne procese (ali strokovnjak za posamezno temo)
   To je najbolj kompetentna vloga vodenja upravljanja procesov od vseh treh naštetih. Ti ljudje so strokovnjaki za svoje procese in so zato običajno vključeni v sprožanje zahtev za spremembe in analiziranje vplivov sprememb. To vlogo lahko najdemo tako na ravni podjetja kot tudi na ravni poslovne linije, odvisno od vrste procesa, ki je predmet sprememb. Pri procesih, ki se ne razlikujejo (ponavadi podporni procesi), običajno prevzame vodilno vlogo osrednji strokovnjak, pri ključnih procesih (ali procesih, ki se razlikujejo) pa običajno prevzame vodilno vlogo strokovnjak v poslovni liniji.